GED: ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos aumentam a produtividade nas empresas

Por Marcelo Araújo.

A crescente digitalização das operações de companhias de diferentes segmentos tem mostrado que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foi, é e continuará sendo uma tendência para os próximos anos. Isso porque, além de eliminar a dependência dos papéis (algo já assimilado por praticamente todos os setores), a GED tem se mostrado muito eficiente no aumento da produtividade dentro das empresas.

Aliás, esta é a razão pela qual elas estão recorrendo hoje à gestão eletrônica de documentos. No mundo dos negócios, ser produtivo é essencial e as companhias se deram conta de que podem melhorar sua produtividade e eficiência com o apoio de uma estratégia incluindo GED.

Estes sistemas organizam todas as informações de uma empresa em um único local de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e voltem ao trabalho. Ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, as empresas observam um incremento significativo na produtividade e na eficiência como um todo. Isso facilita o processo de busca e reduz o tempo gasto pelos funcionários na procura de determinado documento.

Por que a correta gestão de documentos é importante?

Caso alguém se pergunte qual o real impacto desta organização (ou desta desorganização) de documentos na prática, eu respondo que é absolutamente relevante. Uma pesquisa global realizada pela International Data Corporation (IDC), envolvendo 1200 colaboradores, apontou que o tempo gasto com gestão de documentos em geral resulta em perda da produtividade equivalente a 19,5%.

Outra pesquisa realizada pela PwC e pelo Radicati Group sobre a falta de uma correta gestão de documentos indicou que gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados. Já os profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos. Caso eles precisem procurar pelos documentos em questão, o percentual pode chegar a 50% do tempo gasto.

Além disso, colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. No mínimo, dois terços das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas.

Outro dado alarmante divulgado em pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD), é que a cada 12 segundos, em média, um documento se perde nas empresas. Este é outro ponto importante, afinal, documentos perdidos ou extraviados geram retrabalho e, consequentemente, reduz a eficiência operacional e a produtividade. Ou seja, mais custos na gestão de documentos e mais perda de tempo para a equipe.

Por tudo isso, a gestão de documentos está diretamente ligada à produtividade de uma empresa. Não se trata apenas de uma boa prática de ESG na medida que elimina um recurso natural como o papel, mas também é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem incorrer em prejuízos, tanto em eficiência operacional quanto com segurança da informação.

Escolhendo um bom fornecedor de GED, uma empresa pode mudar radicalmente a maneira como conduz as operações, racionalizando os custos na gestão de documentos, otimizando recursos e aumentando a produtividade que, consequentemente, reflete em melhores resultados.

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Marcelo Araújo é Diretor Comercial na Ebox Digital. Tem mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos , ECM e BPM.