IA, Jornada Única e a redenção da área de compras

Por Carolina Cabral. 

Se pegássemos uma lupa e olhássemos de perto quais os desafios de cada área dentro de uma organização, sem dúvidas o setor de compras nos proporcionaria uma resposta bem peculiar: o embate existente entre ele e os demais dentro da mesma empresa.

Eu diria que não existe exceção: na visão dos outros, é como se os profissionais de compras estivessem prosperando com a complexidade, enquanto o resto da empresa “sofre e lamenta” a burocracia

E que embate seria esse? Explico: comprar seguindo a política versus a expectativa do requisitante (prazo, preço, qualidade). Isso acontece porque cada um visa atender as demandas e necessidades da sua área, mas não é por acaso.

Cada companhia tem seus processos e políticas e, muitas vezes, não é de conhecimento de todos ou até mesmo não atende a realidade de todas as áreas. Sendo assim, será que entra-se em um labirinto absolutamente sem saída? Quem poderá nos salvar?

A tecnologia. Ou melhor, a Inteligência Artificial.

Ela é cada vez mais uma aliada para as empresas de variados setores e portes. Uma pesquisa global recente da IBM mostrou que 41% das empresas brasileiras utilizam alguma forma de Inteligência Artificial em seu dia a dia. O estudo também destacou em quais setores as empresas mais incorporam a tecnologia.

De acordo com os profissionais de TI das companhias, 44% utilizam para a detecção de segurança e ameaças; 44% para conversação; 30% para marketing e vendas e 30% das operações para automatizar os principais processos e manter o desempenho dos aplicativos, enquanto tornam a alocação de recursos mais eficientes. A área de compras entra nesse último dado.

Na plataforma única, os profissionais de compras têm o apoio da IA, como mencionado acima, e podem fazer a gestão da área em um único lugar.

Há muitos cenários em que a IA pode ajudar os compradores a deixar a fama de pedra no caminho e assumir o lugar que é seu (estratégico). Um deles é a criação automática de documentos RFXs (solicitações de propostas ou, em inglês, Request for X), baseadas em requisitos técnicos e política de compras de cada empresa.

As RFx são um conjunto de processos utilizados pelas organizações para solicitar informações, cotações ou propostas técnicas de fornecedores, a fim de obter uma visão mais clara sobre as soluções e serviços disponíveis no mercado. Com a IA, esses processos se tornam muito mais simples e ágeis.

Outra possibilidade são os assistentes de IA. Ou seja, os chatbots podem esclarecer dúvidas sobre os processos e políticas, e assim, apoiar requisitantes fornecedores sem demandar do profissional de compras.

Na minha visão, a tecnologia é o caminho para uma tendência importante para a qual as organizações devem seguir nos próximos anos, que é a jornada única de compras por meio de uma plataforma que seja a orquestradora de todas as demandas que passam pela área de Compras.

Em um único lugar, é possível centralizar as demandas de todos os perfis de usuários.

Dentro desta plataforma única, os profissionais de compras têm o apoio da IA, como mencionado acima, e podem fazer a gestão da área em um único lugar. Desde a avaliação da empresa fornecedora, passando pela análise de riscos e de performance, até o entendimento das condições de pagamento. E com acesso a todas essas informações, aprova ou não a empresa fornecedora.

Nessa mesma plataforma, se executa RFIs para saber se determinado fornecedor tem capacidade de atender a companhia em projetos específicos, além de fazer também RFP (Proposta técnica), RFQ (Cotação), Leilão e ter visibilidade do SLA de todo esse processo.

Além disso, é possível fazer também o acompanhamento do contrato, a medição do serviço e o follow up para acompanhamento das entregas, com a visibilidade de pagamento a todos os usuários. A jornada única é uma tendência capaz de garantir compliance, padronização e agilidade no processo. Sem falar que todas as etapas são refletidas em indicadores, graças ao Business Intelligence.

Sendo assim, dizer que a tecnologia irá salvar a área de compras para posicioná-la em lugares cada vez mais relevantes e estratégicos não é nenhum exagero. É apenas uma questão de tempo e mudança de cultura.

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Carolina Cabral possui mais de 15 anos de carreira em Procurement, é CEO da Nimbi, mãe do Gustavo e esposa da Patricia.